Privacy­ verklaring.

Virtix, met maatschappelijke zetel te Ijzertijdweg 15, 9000 Gent, ondernemingsnummer/BTW BE1026694421, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

• E-mail: info@virtix.be
• Telefoon: +32 474 52 15 63
• Adres: Ijzertijdweg 15, 9000 Gent, België

Virtix verwerkt enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via:

• Het contactformulier op onze website
• E-mail of telefoon
• Het aanvragen van een offerte of afnemen van onze diensten
• Het aanmaken van een account in het klantportaal

Concreet kan dit gaan over:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Bedrijfsgegevens (naam, website, btw-nummer, adres)
• Inhoud van uw bericht of projectaanvraag
• Login-gegevens en activiteit binnen het klantportaal
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's (zie sectie 9 over cookies)

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Contact opnemen naar aanleiding van uw vraag of aanvraag
• Het opmaken van offertes en facturen
• Het correct leveren en opvolgen van onze diensten
• Het beheren van uw klantaccount en projectstatus
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening (geanonimiseerde statistieken)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit)

De rechtsgronden voor deze verwerking zijn: uw toestemming (art. 6.1.a AVG), de uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG), een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) en ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren (art. 6.1.f AVG).

Virtix bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Concreet:

• Contactaanvragen zonder vervolg: maximaal 12 maanden
• Klantgegevens en facturatie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht boekhouding)
• Accountgegevens in het klantportaal: tot het account wordt verwijderd
• Analytics-data: maximaal 14 maanden (Google Analytics standaardinstelling)

Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

Virtix deelt uw persoonsgegevens enkel met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mogelijke ontvangers zijn:

• Onze boekhouder (voor facturatie en fiscale verplichtingen)
• Onze hostingpartner (voor het draaien van uw website of platform)
• E-mail- en betaalproviders die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening
• Google (geanonimiseerde analytics-gegevens, zie sectie 9)

Met al deze partijen sluit Virtix verwerkersovereenkomsten af waarin wordt vastgelegd dat zij uw gegevens vertrouwelijk en conform de AVG behandelen.

Uw gegevens worden niet doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij de noodzakelijke waarborgen (zoals Standard Contractual Clauses) zijn voorzien.

Virtix neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Concreet onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op al onze diensten
• Wachtwoorden worden veilig gehashed opgeslagen
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Regelmatige back-ups en monitoring van onze systemen
• Updates en security patches worden tijdig toegepast

Conform de AVG heeft u volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken

Een verzoek kan u steeds richten aan info@virtix.be. Wij beantwoorden uw verzoek binnen 30 dagen. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitskaart (waarbij u de pasfoto en het rijksregisternummer mag afdekken).

Bent u niet tevreden over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@virtix.be — wij zoeken graag samen een oplossing.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Onze website maakt gebruik van strikt noodzakelijke cookies om de site correct te laten functioneren. Daarnaast gebruiken we Google Analytics om geanonimiseerd het gebruik van onze website te meten (zoals het aantal bezoekers en de populairste pagina's). Deze analytics-cookies worden enkel geplaatst nadat u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.

Voor meer details verwijzen we naar onze afzonderlijke cookie-pagina: virtix.be/cookies.

U kunt uw cookievoorkeuren steeds aanpassen onderaan onze website of via de instellingen van uw browser.

Virtix kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina, samen met de datum van laatste aanpassing.

Deze versie is van kracht sinds 15 juni 2026.